EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La elaboración cuidadosa de los manuales de procesos y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de que su elaboración sea en tomos de hojas intercambiables o de que su consulta se efectúe por pantalla.

Con el estado actual de innovación tecnológica, la complejidad de los mercados y la competividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

En nuestros días, es un requisito esencial que las empresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos; no ocurre lo mismo en una entidad de porte pequeño o mediano, donde el gerente puede preguntarse: ¿»compensará para nuestra empresa elaborar manuales de procedimientos?» <ç,Cuáles manuales serán necesarios?». Responder en forma acertada estas

preguntas no resulta fácil, por el hecho de no existir un límite exacto para el tamaño de la empresa que justífique la creación de manuales. En un plano general, ellos son útiles para todas ellas, independientemente de su tamaño, número de empleados, actividad, etc.

Así podemos pensar que una empresa comienza a justificar la creación de un manual, cuando, en razón de su tamaño, actividades y complejidad, sus directivos empiezan a perder la visión de conjunto, a tener dificultad en conocer las actividades y finalidades de las demás dependencias, en fin, a tener dudas respecto del límite de su autoridad y responsabilidad.

Es por demás inconveniente, y hasta cierto punto impracticable, confiar que alguien o pocas personas puedan tener la capacidad de memorizar todos los procesos y las normas asociadas con ellos, las rutinas y los formularios necesarios en una organización. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que, generalmente, lo combaten `de todas las formas posibles porque lo consideran inneçesario.

CONCEPTO, OBJETIVOS Y VENTAJAS

Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del grupo respectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo, es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria'y se aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite ¡a libertad de improvisar y de hacer lo que más le convenga a cada uno.

Por manual de procesos debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.

Tiene como propósito describir los procesos de ¡a empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.

El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañadas de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

El manual tiene como objetivos:

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Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

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Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

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Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo.

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Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

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Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.
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Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

Las principales ventajas de los manuales pueden resumirse en:

• Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.

• Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa. Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades.

Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas.

Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa de las más variadas formas.

Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.

• Facilitan el proceso de hacer. efectivas las normas, procesos y funciones administrativas.

• Evitan discusiones innecesarias y equívocos.

• Ayudan a fijar criterios y patrones, así como la uniformidad en la terminología técnica. Con esto, facilita la normalización de las actividades administrativas y productivas. Constituyen una memoria institucional.

En resumen:

El Manual de Procesos es:

Una Recopilación de procedimientos y representación de los mismos en forma grafica.

-También los MANUALES Representan un medio de comunicar las decisiones de la administración concernientes a la organización, políticas y procedimientos.


-Los manuales de procedimientos se pueden clasificar en dos grandes grupos:

Manuales operativos y administrativos


El manual de procedimiento Administrativo es un documento privado de la organización que sintetiza la secuencia lógica de este proceso y la simbología utilizada es la siguiente:


-Un cuadrado que termina en triangulo,triangulo que descanza en punta,cuadrado,triangulo en punta hacia abajo negro,flecha hacia arriba -flecha hacia abajo.

-El Manual de Funciones es:
Un documento que contiene la descripción de funciones que debe desempeñar las personas en sus cargos asignados.