domingo, 4 de abril de 2010

FLUJO E INFORMACION DE CLIENTES

Concepto general de sistemas de información.

Hasta el momento hemos contextualizado a la información dentro de la Ciencia de la Administración, y a su vez dentro de la planificación y de la toma de decisiones como la conversión de la información en acción. Además hemos implicado al conjunto de la organización como un todo capaz de vertebrar las necesidades de información de todos los elementos que conforman una empresa.

A partir de ahora introduciremos al alumno en el concepto general de sistemas de información, para desde ahí aplicarlo a los sistemas de información en la empresa.

Horton entiende por sistema una serie estructurada o integrada de procesos para manejar información o datos caracterizada por un procesamiento repetitivo de inputs , actualización de datos y generación de outputs.

Sin embargo la denominación de sistema de información es muy ambigua en tanto que engloba gran cantidad de defini ciones y enfoques, y todo ello dependiendo de la perspectiva que adopte el autor de la investigación. [53]

Un modelo general contemplado es el que ofrece el profesor López Yepes [54] que diferencia tres modelos:

* Modelo A. Que contempla desde una perspectiva general y cuyo estudio es utilizado para el desarrollo del resto de modelos. Yepes cita a Debons que lo denomina sistema de información generalizada, que es un modelo compuesto de:
Entorno.
Adquisición de datos, transmisión, proceso, almacenamiento, utilización y transferencia.
* Modelo B. Es un subsistema dentro de las organizaciones. Destaca los sistemas de información para la gestión (MIS) y los sistemas de gestión de información.
* Modelo C. Es el "resultado de la conjunción de redes y centros de información, enmarcado en las políticas nacionales y territoriales de información. En este sentido el sistema actúa bajo el principio de la centralización, y la red bajo el principio de coordinación de centros en que, por delegación, se invisten de determinada responsabilidad en la recolección y difusión de fuentes".[55]

Senn[56]diferencia entre los siguientes tipos de sistemas de información:

* sistemas para el procesamiento de transacciones,
* sistemas de información administrativa,
* y sistemas de información para la decisión.

Este autor discierne, a su vez, entre sistemas abiertos que interactúan con su medio ambiente, reciben entradas y producen salidas. Y sistemas cerrados, que no interactúan con su medio ambiente [57].

Otra clasificación distingue entre aquellos que sirven para la toma de decisiones estructuradas, y los que sirven para la toma de decisiones semiestructuradas, donde existen riesgos y criterios múltiples [58]. Conceptos éstos, ya vislumbrados en el apartado de la toma de decisiones.

Para Debons [59] sistema de información es "un conjunto de personas, maquinaria y procedimientos que integrados hacen posible a los individuos trabajar con inputs y demandas que aparecen en el trabajo cotidiano".

Lluís Codina [60] ha analizado los sistemas de información como una disciplina de interés para la investigación, de tal forma que parte de la teoría de sistemas y desde allí señala que un sistema "es un conjunto de elementos que interactúan unidos por una relación de influencia" e identifica las siguientes características: propósito del sistema, elementos del sistema o composición interna, entorno del sistema, entradas, salidas y procesos de transformación o funciones del sistema.

Así que para Codina un sistema de información es un modelo de una parte de la realidad, y como tal mantiene registros sobre algún aspecto de esa realidad.

Para Samuelson [61] "sistema de información es la combinación de recursos humanos y materiales que resultan de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito de una gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones".

Emery [62] señala como la información ha generado en la estructura de las organizaciones nuevas formas de gestión derivadas del uso inteligente de la información. Visto así, la información ayuda a una organización a trabajar de forma más inteligente.

Emery, al igual que otros autores, diferencia entre varios tipos de sistemas de información dentro de las organizaciones, pero cuyo común denominador busca proporcionar datos seleccionados y evitar información inútil para la toma de decisiones en diferentes escalas de la estructura de la organización.

Gil Pechuan [63] cita las características que Emery ha descrito como las necesarias para la existencia de todo sistema de información:

*

Disponibilidad de información cuando es necesario y por los medios adecuados. Suministro de información de manera selectiva.
*

Variedad en la forma de presentación de la información.
*

Grado de inteligencia incorporado al sistema.
*

Tiempo de respuesta del sistema.
*

Exactitud.
*

Generalidad, como las funciones para atender a las diferentes necesidades.
*

Flexibilidad, capacidad de adaptación.
*

Fiabilidad, para que el sistema opere correctamente.
*

Seguridad, protección contra pérdidas.
*

Reserva, nivel de repetición del sistema para evitar pérdidas.
*

Amigabilidad, para el usuario.


Tipología de información para la toma de decisiones en la empresa

Hasta el momento el lector debe conocer cuáles son las necesidades informativas que debe conocer un gestor para la implementación de un sistema de información para la toma de decisiones, previo análisis de la estructura medioambiental en la que se encuentra la empresa, y, a su vez, los tipos de Inteligencia Competitiva, y por tanto las posibles estrategias para monitorear el entorno, y capturar la información necesaria, que luego se transformará en conocimiento.

Ahora vamos a realizar una clasificación de las fuentes de información pertinentes para la empresa, cuyo control nos permitirá un diseño eficaz del sistema de información.

Distinguiremos, así, diez tipos, si bien entendemos que la clasificación puede ser más amplia o más reducida, pero que sirve para estructurar y sistematizar las necesidades de información de un gestor.

*

Directorios de empresas, sus productos y ejecutivos. Incluye la información que originan las ferias comerciales.
*

Los informes comerciales. Incluyen los informes prejudiciales o de solvencia, especialmente realizados para la obtención de información sobre los bienes patrimoniales de una empresa.
*

Indicadores del entorno: estadísticas, informes económicos generales, e indicadores del entorno político y social.
*

Los medios de comunicación, tanto las fuentes primarias como secundarias.
*

La información de los mercados financieros. Incluye los siguientes mercados: crediticios, de divisas, de renta fija, de renta variable, de materias primas, y mercados de derivados.
*

Ayudas, concursos públicos y oportunidades comerciales.
*

Estudios de mercado y sectoriales. Se incluyen en los informes sectoriales los principales aspectos que definen la evolución reciente y las perspectivas de un sector en su conjunto, y de las principales empresas que operan en el mismo.
*

Información sobre I+D+I. Incluye la información sobre patentes y modelos de utilidad, los modelos y dibujos industriales, las marcas, los informes y los recursos de investigación.
*

Legislación, Jurisprudencia y Normativas.
*

Otros: Información sobre viajes y referencias bibliográficas.

9. Cuadro resumen.

Para finalizar la lección realizaremos una asociación de elementos ya estudiados que tratan de ofrecer un mecanismo estructurado que considera a cada una de las fuentes de información anteriormente señaladas dentro de un marco que las asocia a la solución de un problema informativo del medio ambiente externo, ya sea el entorno inmediato o el entorno remoto, lo que genera a su vez, su asociación a alguno o algunos de los tipos de inteligencia competitivos descritos.

Debemos incidir que cualquier tipo de fuente descrita es potencialmente útil para ambos entornos, pero que la clasificación que se adjunta trata de sistematizar las fuentes asociando las más pertinentes a cada entorno.

FUENTES DE INFORMACIÓN


MEDIO AMBIENTE EXTERNO


TIPO DE INTELIGENCIA (Según Martinet y Ribault)

*

Directorios de empresas y ejecutivos,
*

Productos.
*

Directorios de Administraciones Públicas y cargos políticos.



Entorno inmediato

*

Clientes.
*

Proveedores.
*

Distribuidores.
*

Competidores.
*

Administraciones Públicas.



*

Competitiva.
*

Comercial.
*

Entorno (en lo que respecta al conocimiento del marco regulador público)
*

Tecnológico.

*

Informes comerciales.



Entorno inmediato

*

Clientes.
*

Proveedores.
*

Distribuidores.
*

Competidores.



*

Competitiva.
*

Comercial.

*

Medios de comunicación.



Entorno inmediato

*

Clientes.
*

Proveedores.
*

Distribuidores.
*

Competidores.
*

Administraciones Públicas.

Entorno remoto

*

Clima político.
*

Situación económica.
*

Tendencias sociales.
*

Innovaciones tecnológicas.



*

Competitiva.
*

Comercial.
*

Tecnológica.
*

Entorno.

*

Indicadores del entorno (estadísticas, informes económicos e indicadores del entorno político y social)



Entorno remoto

*

Clima político.
*

Situación económica.
*

Tendencias sociales.



*

Entorno.

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